Laatste per gebruiker
De add-in zoekt de kolom Gebruikersnaam en de kolom Datum van indienen. Daarna houdt hij per gebruikersnaam alleen de meest recente regel over.
Smartschool Excel Add-In
Sneller orde in Smartschool-exports.
Deze Excel-invoegtoepassing helpt om exports uit Smartschool overzichtelijker te maken. De belangrijkste functie haalt automatisch de laatste rij per gebruikersnaam uit een export, zodat je per leerling of gebruiker enkel de meest recente inzending overhoudt.
Wat doet de add-in?
Bij sommige Smartschool-exports staan meerdere regels voor dezelfde gebruiker. Bijvoorbeeld wanneer iemand meerdere keren indient. Manueel sorteren, filteren en duplicaten verwijderen lukt wel, maar het is foutgevoelig. Deze add-in automatiseert dat werk.
Nieuw resultaatblad
Je originele export blijft onaangeraakt. Het resultaat komt op een apart werkblad met de naam Laatste per gebruiker.
Online hulp
Via de knop Smartschool hulp open je deze pagina opnieuw. Handig wanneer je de stappen nog eens wil nakijken.
Installatie
De add-in wordt geleverd als een .xlam-bestand. Dat is een Excel-invoegtoepassing met macro’s.
Je installeert die één keer. Daarna verschijnt de knop automatisch in Excel.
Download de add-in via de knop bovenaan deze pagina. Unzip het bestand. Plaats het .XLAM bestand daarna in een vaste map, bijvoorbeeld
Documenten of de Excel add-in map. Verplaats het bestand daarna niet meer, anders vindt Excel de invoegtoepassing niet terug.
Sla het bestand lokaal op
Bewaar Smartschool Excel Add-In.xlam op je computer. Zet het bij voorkeur in je persoonlijke add-in map of in een vaste map waar je het bestand niet per ongeluk verwijdert.
Deblokkeer het bestand indien nodig
Rechtsklik op het .xlam-bestand, kies Eigenschappen en vink onderaan Blokkering opheffen aan als die optie zichtbaar is. Klik daarna op OK.
Activeer de add-in in Excel
Open Excel en ga naar Bestand, Opties, Invoegtoepassingen. Kies onderaan bij beheren voor Excel-invoegtoepassingen en klik op Start.
Selecteer de invoegtoepassing
Klik op Bladeren, kies het .xlam-bestand en vink de add-in aan. Bevestig met OK. In Excel verschijnt nu het lint Smartschool Add-In.
Zie je een beveiligingsmelding over macro’s? Dat is normaal bij Excel-invoegtoepassingen. Gebruik de add-in alleen wanneer je het bestand uit een betrouwbare bron hebt gekregen.
Gebruik
Het gebruik is bewust simpel gehouden. Open je export, klik op de knop en controleer het resultaat.
Open je Smartschool-export in Excel
Zorg dat de export een eerste rij met kolomnamen heeft. De add-in verwacht minstens de kolommen Gebruikersnaam en Datum van indienen.
Klik in het werkblad met de gegevens
De add-in werkt op het actieve werkblad. Klik dus eerst ergens in het blad met je Smartschool-data.
Klik op Laatste per gebruiker
In het lint Smartschool Add-In klik je op de knop Laatste per gebruiker. Excel maakt automatisch een nieuw werkblad met het resultaat.
Controleer het resultaat
Op het nieuwe tabblad Laatste per gebruiker staat per gebruikersnaam alleen de meest recente regel. De originele export blijft beschikbaar op het oorspronkelijke tabblad.
Tip: wil je de export bewaren voor later, sla het Excelbestand daarna op als gewoon
.xlsx-bestand. De add-in hoeft niet mee opgeslagen te worden in je document.
Probleem oplossen
De meeste problemen komen door geblokkeerde macro’s, verkeerde kolomnamen of doordat het verkeerde werkblad actief is.
De knop verschijnt niet
Controleer via Bestand, Opties, Invoegtoepassingen of de add-in aangevinkt staat. Sluit Excel volledig af en open het opnieuw.
Kolom niet gevonden
Controleer of de kolomnamen exact Gebruikersnaam en Datum van indienen heten. Spaties of andere benamingen kunnen ervoor zorgen dat de add-in stopt.
Macro’s zijn geblokkeerd
Deblokkeer het .xlam-bestand via Windows Eigenschappen. Vraag indien nodig hulp aan ICT wanneer macro’s centraal geblokkeerd worden.
Veelgestelde vragen
Een paar korte antwoorden voor collega’s die vooral snel verder willen. Begrijpelijk. Excel heeft ons allemaal al genoeg aangekeken alsof wij het probleem zijn.
Wijzigt de add-in mijn originele Smartschool-export?
Nee. De add-in kopieert de gegevens naar een nieuw werkblad en verwerkt daar het resultaat.
Wat gebeurt er als ik de knop twee keer gebruik?
Het bestaande resultaatblad Laatste per gebruiker wordt vervangen door een nieuw resultaat. Zo blijft er maar één duidelijk resultaatblad over.
Kan ik dit gebruiken voor andere exports dan Smartschool?
Ja, zolang het werkblad een kolom Gebruikersnaam en een kolom Datum van indienen bevat.
Werkt dit ook in Excel Online?
Nee. Deze versie is een klassieke Excel .xlam-add-in met VBA-macro’s en werkt dus in de desktopversie van Microsoft Excel.
Worden er gegevens doorgestuurd?
Nee. De verwerking gebeurt lokaal in Excel. De knop Smartschool hulp opent enkel deze informatiepagina in je browser.